אסתי גרוסמן- מנטורית לעמידה מול קהל
סטוריטלרית, מרצה ומאמנת מרצים.
הרצאות וסדנאות: עמידה מול קהל, סטוריטלינג, שפת-גוף ותקשורת בין-אישית.
דיבור בביטחון מול קהל והעברת מסרים באופן מרתק הם אחד המפתחות של האדם להצלחה בתחומים רבים בחיים . המיומנות הזו חשובה פי כמה כאשר הדוברים נמצאים בדרג בכיר, תפקידי הנעה או בעלי ידע מקצועי וייחודי.
הצגה טובה ויעילה מתבססת על דוברים רהוטים השולטים בסיפור של הפרוייקט/המחלקה/הצוות, בשפת הגוף והמסרים בשילוב מצגת מצוינת. השילוב מהווה דרך יעילה ומשמעותית מאוד ביצירת ההשפעה הנכונה והעברת הידע הממוקדת לקהל היעד.
במקרה שלנו – הנעה של כלל המעורבים בפרוייקט לשיתוף פעולה.
למה זה חשוב לך?
חשבו על מנהל פרויקט כמו על מאמן קבוצת כדורסל. הוא צריך לתאם בין שחקנים שונים, כל אחד עם האגו שלו, הכשרון שלו ולהוביל את הקבוצה לניצחון. לא מספיק ללמוד בעל פה את חוברת התרגילים – נדרשת מנהיגות. ניהול פרוייקטים הוא מנהיגות.
צריך לתקשר ולהוביל בעלי עניין שונים – צוות, לקוחות, הנהלה – כל אחד עם השפה והצרכים שלו.
אבל הנה הפרדוקס המעניין: רוב מנהלי הפרויקטים מעולים בניהול לוחות זמנים, בתיאום משאבים ובבקרת איכות. אך כאשר מגיע הרגע לגייס שותפים, את המשאב האנושי – הם פתאום נשארים לבד. ואם כבר הרימו פרוייקט מצויין כשמגיע הרגע להציג את ההישג – רבים מהם הופכים אילמים. זה כמו שף מבריק שהכין מנה מושלמת אבל לא מצליח לשכנע אותנו לטעום.
והנה שלושה מפתחות שידגימו למה ואיך כדאי לך לשפר את המיומנות הזו.
למה 3? (טיפ קטן-גדול להעברת מסרים מאורגנת)
כי המוח שלנו אוהב לזכור דברים בתבניות, ו 3 היא התבנית הקטנה ביותר.
1️⃣ סיפור לשיתוף פעולה – סטוריטלינג
דמיינו רגע שאתם מציגים פרויקט מול קולגות על מנת לגייס אותם לשיתוף פעולה. האם אתם מגיעים עם ערימת דפים או שקופיות עמוסות מלל? או שמא אתם מעלים סיפור ברור על המסע שתעברו יחד, האתגרים שתתגברו עליהם, והיעדים שקרבים להגשמה?
המפתח:במקום להציף בנתונים, ספרו סיפור. עזבו את המצגת.
למה סיפור? כי מאז שאנחנו קטנים אנחנו רגילים לקבל מידע בצורת סיפורים ומשלים. המוח האנושי אוהב תבניות של סיפור, זו הדרך שבה אנחנו מבינים וזוכרים בצורה הטובה ביותר.
בסיפור יש חוויה, יש נגיעה ברגש. רגש מניע אותנו לפעולה – והרי זו מטרת התפקיד שלך, להניע ולגייס לשיתוף פעולה, נכון?
2️⃣ מה יוצא להם מזה?
לכל אחד באירגון יש תפקידים ומטלות. אם אני רוצה שיתוף פעולה – ויתור על הזמן שלי לטובתך או להיפך – יש לנו פער. מצד אחד אתם עם הצרכים שלכם, מצד שני הקולגות עם המשימות שלו. פרזנטציה שלכם, אם היא טובה ומדויקת היא אותו גשר מעל הפער. הראו איך הפרויקט שלכם פותר כאב אמיתי של הלקוח. הראו לקולגות מה יוצא להם מזה. מה הערך שהם יקבלו משיתוף הפעולה. למה להם לסגור את הפער?
המפתח: הכינו מראש. הכירו את השותפים, השפה שלהם, הצרכים שלהם והכינו מראש את הסיבות מדוע משתלם להם לוותר על הזמן שלהם לטובת הפרוייקט בניהולך.
3️⃣ השפה הבלתי כתובה
מילים, מילים, מילים. מנהל פרויקט הוא מספר סיפורים. אתם מספרים לצוות את הסיפור של הפרויקט, איפה אתם עכשיו, לאן אתם הולכים, ומה התפקיד של כל אחד ואחד בסיפור הזה. יופי, דייקת את המסרים, ובחרת סיפור לדוגמה מושלם אבל… אם הקול שלך לא יציב, קשה לך להישיר מבט, והכי נוח לך להסתתר מאחורי המחשב – כל אלו – יגרמו לצד השני להשאר בצד השני.
המפתח: שפת הגוף. אם חשוב לך שההצגה שלך תציג את המסרים שלך בצורה טובה, ותגיס את אמון של השותפים- כדאי לך מאוד ללמוד איך להשתמש במסרים הבלתי מילוליים. שפת הגוף היא זו שתקבע אם יאמינו לך ויעלו איתך על המגרש.
הסיפור של רונית – דוגמה מעוררת השראה
רונית, מנהלת פרויקטים מנוסה, הבינה שהכוח שלה לא רק בכישורים הטכניים. במצגת סיכום פרוייקט, במקום לפרט נתונים יבשים, היא בנתה נרטיב, סיפור רלוונטי ומשכנע: "בנינו לא רק מערכת – בנינו גשר טכנולוגי לעתיד."
התוצאה?
ההנהלה גם פירגנה, וגם הקצתה משאבים נוספים לפרויקטים העתידיים של הצוות.
המסקנה
בעולם של מנהלי פרויקטים, המיומנות הטכנית היא רק הניהול. כישורי הפרזנטציה הם המנהיגות. בלעדיהם, אפילו הפרויקט הטוב ביותר עלול לאבד את הדרך.
זכרו: אתם לא רק מנהלים פרויקטים – אתם מובילים שינוי. וכל שינוי מתחיל בפרזנטציה מנצחת.
